作為一名經(jīng)理，你有50%的工作需要溝通。無(wú)論你是指導下屬，與上級溝通目前部門(mén)的業(yè)務(wù)和需求，或者是與你的伙伴商議如何才能更好地合作。有效的溝通方式可以使一切都變得不同。

你可能認為你的溝通能力是與生俱來(lái)的，不需經(jīng)過(guò)任何訓練。畢竟你從嬰兒開(kāi)始就已經(jīng)能開(kāi)口說(shuō)話(huà)。但是你還是需要了解什么該做和不該做，以確保有效的溝通。溝通是一種由發(fā)出者向接收者傳遞信息的過(guò)程。重點(diǎn)往往在最后一步，經(jīng)理人應當從接收信息者處得到反饋，以確保對方收到并理解信息。

三個(gè)事例

現在讓我們一起分享三位年輕經(jīng)理的經(jīng)歷。

第一個(gè)事例，約翰曾不下百次告訴員工：不希望他們在同一時(shí)間用餐休息，然而日復一日，每天12:30辦公室里始終無(wú)人。

瑪吉有她自己的問(wèn)題。她認為自己已為升職做好準備，隨后她走進(jìn)經(jīng)理的辦公室，告訴經(jīng)理為何她認為自己當之無(wú)愧。但是，后來(lái)她告訴一些朋友：“我從來(lái)沒(méi)有提過(guò)升職，因為我認為老板刻意回避和我的討論�！�

最后，讓我告訴你有關(guān)邁克爾的事例。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，有很多事令邁克爾心煩，當他打電話(huà)向我抱怨剛向助理大發(fā)雷霆時(shí)，我表示吃驚。上周他剛告訴我他的助理是多么迷人，而現在他正在考慮向其發(fā)出警告。一旦邁克爾冷靜下來(lái)，他告訴了我這一問(wèn)題。邁克爾原打算一早將報告交給潛在客戶(hù)，而他的助理竟然仍未開(kāi)始做�！拔疑现芫透嬖V她我今天需要這份報告”邁克爾怒氣沖沖地說(shuō)，“可現在她聲稱(chēng)我根本沒(méi)提過(guò)�！�

以上三個(gè)事例都有一個(gè)共同點(diǎn)：經(jīng)理人不約而同地指責對方的溝通問(wèn)題。雖然許多時(shí)候，聽(tīng)者未必用心在聽(tīng)，但事實(shí)上保證員工正確地接收信息是經(jīng)理人的責任——所以他們失敗了。

究竟錯在哪里

三位經(jīng)理都沒(méi)有花時(shí)間和精力以了解或核查員工是否用心在聽(tīng)。如果員工已經(jīng)處理好整個(gè)部門(mén)的緊要事務(wù)或者已向上級發(fā)出請求，他們或許有時(shí)間思考自己該說(shuō)什么。但員工普遍認為這些指令或問(wèn)題沒(méi)有理由與工作同等重要。他們需要學(xué)習如何清楚地溝通，無(wú)論在何時(shí)、為何事、與何人進(jìn)行溝通時(shí)都應具備影響力。

以下是管理人員都應當知道的基本要點(diǎn)：

●  形勢所需時(shí)請直接表達，即把你的意思清楚地說(shuō)出來(lái)。不要在措辭上歪曲你的信息，這樣會(huì )模糊或降低它的影響。
●  要有禮貌但果斷地提出要求或下達指示。你可以感謝員工所做的額外工作，但不必為此感到抱歉。
●  在溝通前花些時(shí)間想一想。你真正想說(shuō)的是什么？你想表達怎樣的情感？哪些是你不想要表達的？你怎樣用語(yǔ)言清楚地與對方溝通？
●  確保適時(shí)的溝通。隨時(shí)歡迎贊美，但是要避免在下班前或周末前批評員工。最好在員工更容易接受的時(shí)間表達你的意見(jiàn)。
●  在你表態(tài)前確保自己了解所有的信息。你可以推遲討論或者首先提問(wèn)以幫助你搜集所需的信息。

怎樣將這些要點(diǎn)用于上述三個(gè)事例呢？約翰抱怨說(shuō)，他再三聲明員工不得在同一時(shí)間用餐，然而他并沒(méi)有清楚地說(shuō)明這樣規定的原因。此外，約翰也沒(méi)有解釋為何這樣做很重要。他應當為員工的行為負責，指示員工制作值班表，確保辦公室里始終有人能接聽(tīng)來(lái)電。如果一些員工想要一同用餐，他可以建議輪流值班，使大家共同承擔接聽(tīng)來(lái)電的責任。

在瑪吉的事例中，她應當可以更好地為與老板的會(huì )談做準備。例如，如果她在會(huì )談時(shí)帶上過(guò)往兩年中，能表現其工作成果的一些文件，那么效果會(huì )更好�；蛘攥敿�在事前通知老板此次會(huì )談的目的，那她就不會(huì )受到傷害。即使她不能得到升職，老板也能知道她的愿望，或許在會(huì )談前會(huì )提出一個(gè)相互妥協(xié)的方法——甚至可能有獎金。

瑪吉應在事前以最經(jīng)濟有效的方法提出自己的想法，而華麗虛飾的語(yǔ)言可能會(huì )失去聽(tīng)眾的注意力。

邁克爾的問(wèn)題并不像他想象的那樣簡(jiǎn)單。一旦他冷靜下來(lái)，他發(fā)現他的助理已經(jīng)知道要完成報告，然而她正忙著(zhù)另一位經(jīng)理西德交代的工作，所以無(wú)暇顧及。她曾告訴西德，邁克爾的報告需要優(yōu)先完成，而西德堅持優(yōu)先做他所下達的工作。邁克爾的工作不僅是處理一個(gè)潛在客戶(hù)的需求，更是在西德之前便將工作下達給琳達，所以他認為有理由和西德談?wù)�。在他這么做之前，我給了他一些建議。從邁克爾那里我了解到：西德是一個(gè)控制欲強的人，習慣讓他人做其不想做的事。西德經(jīng)常會(huì )用三種不同的方式實(shí)現：用情感脅迫，使同伴感到內疚（例如：我讓琳達上周完成你下達的工作，我覺(jué)得你虧欠我），盡量忍受對方的再三要求或采取強硬態(tài)度。

我告訴邁克爾，有一種技巧叫做“破紀錄”。在告知西德不應當干涉琳達的工作后，我告訴邁克爾應該清楚地表明不希望再有類(lèi)似事件發(fā)生。未來(lái)，西德應該與邁克爾商量琳達的工作量后再向其下達工作。

西德表示抱歉之余試圖擺脫與邁克爾一起分配琳達的工作。我告訴邁克爾必須堅持到底。每當西德向邁克爾提出要求，表示不能以這種的模式工作時(shí)，邁克爾應當回答“不”，而后重述西德的要求，共同商量如何安排琳達每周的工作以確保雙方得到平等的時(shí)間。例如： “不，我不認為這會(huì )花費我們太多時(shí)間，我們能做到這一點(diǎn)�！� “不，我希望我們能夠監督琳達的工作量，而不是讓她陷于尷尬的境地，考慮優(yōu)先完成誰(shuí)的工作�！� “不，我不認為我們不能體會(huì )彼此工作的重要性，我們可以對她的時(shí)間做出合理的安排�！�

只要邁克爾冷靜而友好地說(shuō)“不”，沒(méi)有表現出憤怒或者焦慮，西德便沒(méi)有理由提出異議，不然他將繼續壟斷琳達的工作時(shí)間。

這個(gè)事例的意義在于邁克爾為大家做了個(gè)很好的示范，同時(shí)為公司爭取到了客戶(hù)。隨后，琳達也被指派為他的全職助理。